Was verbirgt sich hinter der Registermodernisierung und warum ist das so wichtig?

Andreas Büchner: Das Gesamtvorhaben Registermodernisierung des IT-Planungsrats ist der Schlüssel zur durchgehenden Digitalisierung der Verwaltung. Ein zentraler Bestandteil ist das Once-Only-Prinzip, also die einmalige Datenerhebung und -speicherung von Daten, die dann medienbruchfrei für alle Verwaltungsabläufe vorliegen. Die Definition eines einheitlichen Identifikators auf Basis der Steuer-ID ermöglicht die Identifikation der Daten von Bürgerinnen und Bürgern über Registergrenzen hinweg. Dadurch können registerübergreifende Verwaltungsabläufe automatisiert und komplexe Vorhaben – wie bspw. der Registerzensus – umgesetzt werden. Die Registermodernisierung ist für eine moderne, vernetzte und digitale Verwaltung essenziell.

Was muss bei der Umsetzung beachtet werden?

Andreas Raquet: Wir haben eine über Jahrzehnte gewachsene Behörden-IT, die aber Großteils isoliert voneinander entstanden ist. Wenn diese zusammenwachsen soll, kommen erhebliche semantische, technische, organisatorische und rechtliche Herausforderungen auf uns zu. Das föderale System in Deutschland macht das nicht einfacher. Auf der anderen Seite gibt es hier bereits Lösungsansätze, die weitergenutzt werden können. Auch die EU-Kommission treibt mit der Single-Digital-Gateway (SDG) Verordnung eine Integration der Verwaltungs-IT in ganz Europa voran. Hier muss die Anschlussfähigkeit gewährleistet sein. Zu guter Letzt müssen auch aktuelle Entwicklungen um selbstsouveräne Daten und selbstsouveräne Identitäten, wie sie im Gaia-X Umfeld entstehen, Berücksichtigung finden.

"Ein zentraler Bestandteil ist das Once-Only-Prinzip, die einmalige Datenerhebung und -speicherung."
- Andreas Büchner, msg

Wie unterstützt die msg die öffentliche Verwaltung bei der Registermodernisierung?

Andreas Büchner: Wir unterstützen die Registermodernisierungsbehörde im Kompetenzteam Architektur bei der Ausgestaltung der Architektur, arbeiten also am „Großen Ganzen“. Wir analysieren semantische Abweichungen, erarbeiten und erproben konkrete Lösungsvorschläge und arbeiten bei der Standardisierung des so genannten „Once Only Techninal System“ mit. Zudem begleiten wir von Beginn an die Entwicklung der Komponente Identitätsdatenabruf, die den Abruf der Basisdaten gemäß Registermodernisierungsgesetz ermöglichen soll. Durch unsere langjährige Erfahrung in der Standarisierung von Registern und unsere Vielzahl an Projekten auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene verstehen wir die individuellen Anforderungen der Behörden und unterstützen zielgerichtet.

Welche Vorteile ergeben sich für Bürgerinnen und Bürger? Was wird sich verändern?

Andreas Büchner: Bürgerinnen und Bürger können künftig Verwaltungsdienstleistungen digital in Anspruch nehmen, ohne z.B. erforderliche Nachweise wieder und wieder einreichen zu müssen, obwohl diese der Verwaltung bereits vorliegen. Gleichzeitig behalten sie die volle Kontrolle: Nachweise werden nur mit Zustimmung abgerufen und über das Datenschutzcockpit kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Daten geliefert wurden.

Andreas Raquet: Auch die Verwaltung profitiert von der Digitalisierung - Verwaltungsprozesse werden einfacher und schneller. Die Registermodernisierung bringt die Verwaltung auf den Weg, künftig auch komplexere Verwaltungsabläufe zu automatisieren.

"Bürgerinnen und Bürger behalten die volle Kontrolle: Nachweise werden nur mit Zustimmung abgerufen."
- Andreas Büchner, msg

Welche Herausforderungen stellen sich dabei für Behörden?

Andreas Raquet: Die Kernherausforderung ist die Herstellung der Anschlussfähigkeit der existierenden Verfahren an die Infrastruktur der Registermodernisierung. Getrennt voneinander entwickelte Verfahren, müssen in die Lage versetzt werden, miteinander zu kommunizieren und dabei die Rahmenbedingungen der Registermodernisierung berücksichtigen, wie bspw. die Anbindung an das Datenschutzcockpit. Das Zielbild wird durch die Registermodernisierung klar definiert, die jeweils notwendigen Anpassungen an existierenden Verfahren müssen aber individuell untersucht und behandelt werden.

Was ist der Hintergrund für die Überarbeitung des Organisationshandbuches des Bundes?

Axel Drengwitz: Die Überarbeitung des Organisationshandbuches ist, wenn man so will, eine Konsequenz aus den Erfahrungen der vergangenen zwei Jahrzehnte. Bisher war das Organisationshandbuch statisch ausgelegt und wurde in gewissen zeitlichen Zyklen als ein überarbeitetes Dokument im Sinne einer Neuauflage herausgegeben. Verfahrensrichtlinien und -empfehlungen z. B. des Bundesrechnungshofes haben die Empfehlungen des Organisationshandbuches ergänzt. Es hat sich allerdings gezeigt, dass eine permanent voranschreitende Organisationspraxis in den Behörden auch eine kontinuierliche Anpassung der methodischen Grundlagen erfordert. Daher hat das Bundesverwaltungsamt einen neuen Weg gewählt und veröffentlicht das Organisationshandbuch bzw. neue Handlungsempfehlungen jetzt schrittweise. So kann die Aktualität der Themen sichergestellt werden, und die ausgesprochenen Empfehlungen sind zeitgemäß.

Was gibt es grundlegend Neues?

Axel Drengwitz: Organisation wurde bereits im bisherigen OHB in einem ganzheitlichen Kontext und insbesondere als integraler Bestandteil des Managements betrachtet. Grundlegend neu ist aber, dass das OHB den Ansatz eines umfassenden Verwaltungsmanagements empfiehlt. Mit einem Vierklang aus den Elementen „Strategie", „Prozesse", „Ressourcen" und „Strukturen" werden die zentralen Handlungsfelder inhaltlich miteinander verknüpft. Angereichert werden diese mit praxisbewährten Managementinstrumenten und konkreten Handlungsempfehlungen, die aktuell nach und nach ergänzt werden. Insbesondere das Einbeziehen von Ansätzen zum Nachhaltigkeitsmanagement, Gesundheitsmanagement oder beispielsweise dem „Benchmarking“ unterstreichen die den Anspruch eines umfassenden Verwaltungsmanagements.

„Die Strategie wird zukünftig stärker in den Behörden formal zu verankern sein.“

Welche Weiterentwicklung in der Verwaltung strebt der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO) damit an?

Axel Drengwitz: Als ressortübergreifendes Gremium versammelt der Ausschuss für Organisationsfragen Vertreter nahezu aller Bundesministerien einschließlich beratender Stellen, wie z. B. des Bundesrechnungshofes, und verfolgt ein bestmögliches Zusammenwirken aller Beteiligten, der gewählten Ansätze und der gewählten Instrumente zur effektiven und effizienten Aufgabenerledigung in der Bundesverwaltung. Der oben dargestellte Vierklang bietet einen ganz wesentlichen Anhaltspunkt, um eine zukunfts- und zielorientierte Behördensteuerung zu entwickeln und umzusetzen. Die Strategie wird zukünftig stärker in den Behörden formal zu verankern und Grundlage für die Formulierung operativer Ziele sein. Die Etablierung eines umfassenden Verwaltungsmanagements soll auf diese Weise schrittweise und systematisch auf allen Ebenen erfolgen. Ziel der Weiterentwicklung ist es auch, die Management- und Organisationpraxis noch besser an aktuellen Bedarfen auszurichten, strukturell zu verbessern und eine zukunftsfähige Verwaltung unter den Vorzeichen einer umfassenden Digitalisierung sicherzustellen.

Was bedeutet das für die Bundesverwaltung in der Anwendung?

Frank Seidel: Bei Einführung des Verwaltungsmanagements muss geprüft werden, welche Management-Instrumente für die eigene Behörde relevant sind und zur Erreichung strategischer Ziele berücksichtigt werden sollen. Die relevanten Instrumente werden bei Formulierung und Umsetzung von Organisationsentwicklungsmaßnamen berücksichtigt. Bestehende Ansätze, wie sie beispielsweise im Prozessmanagement oft vorhanden sind, sollen weiterverwendet und gegebenenfalls ausgebaut werden. Um beim Beispiel Prozessmanagement zu bleiben: Wenn es strategische Ziele sind, die Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und die Prozessausführung zu beschleunigen, dann kann es im Prozessmanagement nicht mehr nur darum gehen einzelne Prozesse zu modellieren und zu optimieren. Es geht dann im Prozessmanagement vielmehr darum, Prozesse durchgehend zu digitalisieren, zu automatisieren und dabei vorhandene Teilprozesse zu integrieren.

Welche Auswirkungen hat das neue OHB auf Einzelprojekte zur Organisationsentwicklung?

Frank Seidel: Bekannte und etablierte Methoden bleiben im Wesentlichen gültig und können weiterhin angewendet werden. Neu ist, dass für Einzelprojekte die Formulierung der Projektziele und somit auch die Erarbeitung der Projektergebnisse die Organisationsziele und die relevanten Management-Instrumente reflektieren. Alle Einzelprojekte tragen somit mit den in ihnen erarbeiteten Maßnahmen der Organisationsentwicklung und zur Erreichung strategischer Zielsetzungen bei. Im Rahmen der Personalbedarfsermittlung beschreibt das OHB jetzt auch Prognoseverfahren. Zielsetzung dieser Verfahren ist es, Trends und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, um den Personalbestand – auch kurzfristig – an den voraussichtlichen Bedarf anzupassen. Die für die Prognose notwendigen Informationen sollten dann im Rahmen der Einzelprojekte zur Personalbedarfsermittlung erhoben und niedergelegt werden.

„Es muss festgelegt werden, welchen Beitrag Prozessmanagement perspektivisch zur Organisationsentwicklung leisten muss.“

Können Sie die neue Herangehensweise an einem Beispiel erläutern?

Frank Seidel: Das neue Organisationshandbuch ist noch nicht in allen Teilen vollständig veröffentlicht, und es ist bisher nicht ersichtlich, dass das Vorgehensmodell zur Organisations¬entwicklung grundlegend verändert würde. Die neue Herangehensweise erfordert – wie gesagt – vor allem eine Bewertung, welche Managementinstrumente bei der Organisationsentwicklung zu berücksichtigen sind. Prozessmanagement wird beispielsweise für die weit überwiegende Zahl der Behörden ein zu berücksichtigendes Managementinstrument sein. Im Kontext des beschriebenen Vierklangs sollte festgelegt werden, welchen Beitrag Prozessmanagement perspektivisch zur Organisationsentwicklung leisten muss bzw. welche Erwartungen an das Prozessmanagement gestellt werden. Reicht es aus, Geschäftsprozesse separat zu optimieren und zu dokumentieren, oder ist vielmehr eine tiefere Prozessintegration notwendig, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, damit einen besseren Service bereitzustellen, der eventuell gleichzeitig sogar einen geringeren Personalbedarf zur Folge hat? Bedarf es dann eines Veränderungsmanagements, um die Beschäftigten auf diesem Weg „mitzunehmen“ und ihre Vorschläge und Vorstellungen zu berücksichtigen? Solche Fragestellungen werden zu klären sein.

Was sollten Behördenleitungen vor diesem Hintergrund jetzt tun?

Axel Drengwitz: Vor dem Hintergrund eines umfassenden Organisationsmanagements und dem damit einhergehenden „Vierklang“ ist empfehlen wir, zunächst die Ausprägung der Handlungsfelder „Strategie", "Prozesse", "Ressourcen" und "Strukturen" in der eigenen Behörde zu prüfen: Habe ich womöglich noch Defizite im Bereich der Strategiefindung und -setzung? Ist meine Ressourcenplanung noch unzureichend? Diese und ähnliche Fragen bilden in Verbindung mit den bisherigen Aktivitäten zur Organisationsentwicklung in der eigenen Behörde den Ausgangspunkt. Ein klares Bild der Stärken und Schwächen ermöglicht es in einem nächsten Schritt, die erforderlichen Managementansätze zu eruieren, zu konzipieren und umzusetzen. Vielfältige Hilfestellungen hierzu werden sich nach und nach im neuen Organisationshandbuch finden.

Aus langjähriger und intensiver Beratungstätigkeit besitzen Axel Drengwitz und Frank Seidel umfassende Expertise zu Fragen der Organisationsgestaltung. Der zielgerichtete Einsatz von IT-Unterstützung zur Optimierung von Organisationen ist ihr wesentlicher Beratungsschwerpunkt.

Herr Drengwitz verantwortet als Bereichsleiter das Beratungsangebot zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation in der Öffentlichen Verwaltung.

Herr Seidel ist als Abteilungsleiter verantwortlich für die Leistungsangebote zur Organisationsentwicklung in der öffentlichen Verwaltung.